Кадровая документация должна оформляться в соответствии с установленными нормативными требованиями. Наличие полного и качественно оформленного пакета кадровых документов – обязательное условие для заключения и сопровождения трудовых отношений между работником и работодателем. Несоответствие правил и норм в оформлении этих документов влечет за собой проблемы как для сотрудника (при определении трудового стажа, например), так и для руководства организации (в виде наложения различных санкций со стороны проверяющих органов).
Цель аудита кадровых документов:
• Получение уверенности в успешном прохождении проверок Государственной инспекции труда
• Подтверждение юридической силы документов в целях избегания потерь в трудовых спорах
• Обеспечение требований трудового законодательства РФ
Когда необходим аудит кадровых документов:
• При частичной утере, порче или отсутствии кадровых документов
• Произошли изменения в Трудовом законодательстве
• Обнаружены нарушения в оформлении кадровых документов
• Сменился руководитель кадровой службы
Виды аудитов кадровых документов:
«Общий аудит» — проверка кадровой документации проводится в полном объеме, на всех работников Заказчика. Документы по учету труда и его оплаты рассматриваются в полном объеме поштучно. Все кадровые документы по каждому работнику сверяются на соответствие друг другу. План исправлений разрабатывается индивидуально.
«Обзорный аудит» — из кадровых документов делается выборка для выявления системных ошибок. Проверяются все обязательные для ведения документы и документы, фактически существующие у работодателя, без сверки на соответствие документов друг с другом. Это позволит Заказчику увидеть общую картину состояния и ведения кадровой документации. В отчете будут представленные нарушения с указанием конкретных реквизитов. Выборка производится на основании данных, представленных Заказчиком в предварительной анкете.
«Целевой аудит» — проверяются только те документы, которые подлежат проверке с учетом требований работодателя. Например, только Трудовые книжки для проверки Пенсионным фондом.